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質問

調剤薬局で納品書や請求書等はどのように管理していますか?

調剤薬局で仕事をしていますが、採用している薬の数が多いので、毎日たくさんの薬の納品があります。納品書の枚数もとても多いです。商品名や納品数をチェックしながら在庫登録をしているのですが、たまに見落としがあります。

また、請求書もとても分厚いです。以前、業者が水増し請求をしていたらしくて、請求書が届いたら納品書と照らし合わせてチェックするように言われていますが、これがなかなか大変な作業です。
そこで皆さんに質問なのですが、納品書や請求書はどのように管理、保管していますか?また、遡って納品書をチェックしたり請求書をチェックしたりする際に、スムーズに行う方法はないですか?色々と教えてください。

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回答

3件の回答

  1. arika 2016/09/05 12:06

    納品書が届いたらすべてパソコンのシステムに入力するようにしています。その後の納品書は普通にファイリングですね。システムといっても自分で作成したデータベースみたいなものなので、対した機能はないですが、商品や納品日を検索する時に助かります。
    請求書と納品書を照らし合わせているということですが、そういう作業は大変だと思いますが行ったほうがいいと思います。業者を疑うわけではないですが、商品名や金額が間違っていることなどは、ごくごくたまにありますので、クセをつけておくほうが後々困らないと思います。

  2. rikako25 2016/09/05 21:25

    私が働いている調剤薬局では、事務スタッフの方が納品書等の整理や管理を行ってくれています。たくさん在庫を抱えている訳ではないので、特別なことは何もしていないです。請求書と納品書のチェックは、値引きがあったお薬のところだけチェックしてもらっています。値引きが反映されずに請求されると困りますからね。
    質問者さんの職場では、そういった作業も薬剤師が行っているのでしょうか。もし可能なら、事務の方にやってもらった方がいいですよ。

  3. yositomo90 2016/09/06 5:47

    私の職場でも薬局長が作ったエクセルの表で管理しています。問屋さんごとに分けているので、何がいつ納品されたか検索ですぐにわかります。
    納品書や請求書は、確か5年間保存しておかなければいけないんですよね。なので、動きがありそうな当月分の納品書だけファイルに入れておき、月が終わってから何年の何月分の納品書かわかるように、なるべくかさばらないようにして昔ながらの綴紐を使って整理しています。
    もし、数か月前の納品書をチェックしてくれって、言われたら、その月の納品書の束を見つけるのは簡単ですが、例えば、その束の中からカマグの納品書をすべてピックアップしてくれ、なんて言われたらとても大変ですよね。
    たぶん、紙の書類を相手にする時に、スムーズにとか簡単にとか行う方法ってあまりないんじゃないかと思います。その紙の量が多ければ多いほど大変になるので、やはり地道に作業することを考えた方がいいと思います。

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